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e-Social e CTPS Digital: um cenário mais simples e eficiente

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social) foi criado em 2014 e vem sendo implementado, em fases, desde 2018 com o objetivo de padronizar e unificar a prestação de informações relevantes a partir dos empregadores ao Estado.

Antes um volume imenso de formulários e declarações era entregue em material físico e individualmente aos entes públicos específicos, mas agora devem ser enviados eletronicamente e ficarão armazenados em um ambiente eletrônico. O sistema sofreu recente simplificação pela Nota Técnica n. 15/2019 (revisada) em cumprimento à Portaria n. 300 do Ministro da Economia, a fim de tornar facultativas algumas informações, sem, contudo, alterar a sua obrigatoriedade.

No mais, a Portaria nº 716/2019, de julho de 2019, regulamentou novo cronograma do e-Social para a transição obrigatória, com ênfase nos eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalhador.

Em linha com esta evolução tecnológica, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) passou a ser digital a partir de 23 de setembro de 2019, com a publicação da Portaria nº 1.065 do Secretário Especial de Previdência e Trabalho. A partir de então, as informações e anotações da CTPS dos empregados ficarão em ambiente virtual, acessíveis, claro, pelos próprios empregados e alimentado conforme informações transmitidas pelo empregador via e-Social.

É importante ressaltar que as informações do e-Social e, portanto, as que constarão na CTPS digital, são compartilhadas com a Previdência Social e fornecem os elementos do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), garantindo que os dados transmitidos pelo empregador sejam considerados pela Previdência Social para fins de concessão de benefícios, evitando-se uma série de divergências que ocasionava, não raro, prejuízos aos empregados na concessão de aposentadorias, por exemplo.

Se você tem uma empresa e ainda não passou pela transição total advinda do e-Social e da CTPS Digital, fique atento! Confira os benefícios!

Conheça os benefícios do e-Social

Aprimorar o formato de prestação de informações, de forma a simplificar o processo e torná-lo mais idôneo, tem sido um desafio para o Governo brasileiro, já que o modelo atual é considerado burocrático, custoso e acaba por confundir o empresariado. 

Em meio a esse contexto, surgiu uma plataforma de transferência digital de informações para o Estado, o e-Social, instituído por decreto em 2014, mas que só em 2018 iniciou o período de implantação (ver manual).

Se antes era necessário preencher e entregar formulários e declarações, individualmente, a cada instituição de referência, hoje, através do sistema, é possível comunicar de forma unificada dados diversos, o que acarretou ou acarretará, conforme cronograma, o fim de uma série de formulários e declarações, conforme descritos abaixo:

  • folha de pagamento;
  • cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED);
  • guia de recolhimento do FGTS e de informações à previdência social (SEFIP/GFIP);
  • carteira de trabalho e previdência social (CTPS);
  • comunicação de acidente de trabalho (CAT);
  • livro de registro de empregados (LRE);
  • relação anual de informações sociais (RAIS);
  • comunicação de dispensa (CD);
  • perfil profissiográfico previdenciário (PPP);
  • declaração de débitos e créditos tributários federais (DCTF);
  • declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF);
  • quadro de horário de trabalho (QHT);
  • manual normativo de arquivos digitais (MANAD); e
  • guia da previdência social (GPS).

Ou seja, a transmissão eletrônica desses dados, juntamente com o uso da CTPS Digital, simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma que a centralização dos documentos em um só lugar evita a duplicidade, reduz a burocracia para as empresas e traz agilidade. Além disso, aos empregados, garante segurança das informações relativas aos vínculos e remunerações para fins de concessão de benefícios previdenciários.

Além de facilitar a vida dos empresários e garantir segurança aos empregados, o sistema unificado também é favorável para o Estado, que amplia sua capacidade de fiscalização, apontando com mais eficiência empresas que não estão cumprindo com o previsto em lei.

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Beneficiário Final | Final Beneficiary - Corelaw

Beneficiário Final | Final Beneficiary

All companies that have National Register of Corporate Taxpayers – CNPJ (having Brazilian or foreign shareholders) must provide information to the Federal Revenue up to December 31, 2018, informing all its direct and indirect shareholders, and also the FINAL BENEFICIARY.

WHO IS THE FINAL BENEFICIARY? The natural person that ultimately, directly or indirectly, controls or significantly influences the entity (more than 25% or power to elect managers).

The rules referring to the companies with foreign and Brazilian shareholders are presented below.

1. COMPANIES WITH BRAZILIAN SHAREHOLDERS (INDIVIDUALS OR LEGAL ENTITIES)/

The information about the companies enrolled with the National Register of Corporate Taxpayers/Ministry of Finance (CNPJ/MF) must comprise the entire corporate chain up to the final beneficiary, according to Normative Instruction No. 1634 (“IN 1634/16”) of the Brazilian Federal Revenue, which consolidates all rules applicable to the enrollment in, changes, and cancellation of the CNPJ/MF.

Which is the deadline ? Immediately.

Which is the necessary documentation? The Brazilian Federal Revenue forms and the notes of the procedures required by the Federal Revenue.

2. COMPANIES WITH FOREIGN SHAREHOLDERS (INDIVIDUALS OR LEGAL ENTITIES)

The information about the companies enrolled with the National Register of Corporate Taxpayers/Ministry of Finance (CNPJ/MF) must comprise the entire corporate chain up to the final beneficiary and the data about the legal representatives of the foreign company, according to Normative Instruction no. 1634 (“IN 1634/16”) of the Brazilian Federal Revenue, which consolidates all rules applicable to the enrollment in, changes, and cancellation of the CNPJ/MF.

Which is the deadline?

 The entities enrolled in CNPJ before 07/01/2017 must inform the beneficiaries and submit the necessary documentation until 12/31/2018;

 The entities enrolled in the CNPJ after a 07/01/2017 must inform the beneficiaries and submit the documentation within at least ninety (90) days as from the date of enrollment in the CNPJ.

Which is the necessary documentation?

I – organizational document (or full certificate) of the entity; II – identification document or passport of the entity’s legal representative in the country of origin; III – act demonstrating the management power of the legal representative in the country of origin of the foreign entity (minutes of the election or an equivalent document); IV – an authenticated copy of the power of attorney appointing its attorney-in-fact in Brazil; V – an authenticated copy of the identification document of its attorney-in-fact in Brazil; and VI – chart of the corporate chain up to the final beneficiaries.

The foreign documentation refers to the direct and indirect shareholders, up to the FINAL BENEFICIARY.

The foreign documentation must be certified by a notary public (validated by a foreign notary public) and have an apostille if the country is a signatory of the Hague Convention, otherwise, it must be certified by the Brazilian Consulate abroad before it is sent to Brazil. When the documentation arrives at Brazil, it must be translated by an official translator and registered with the register of deeds and documents.

3. WHICH ARE THE ENTITIES THAT ARE NOT REQUIRED TO COMPLY WITH THIS NORMATIVE INSTRUCTION?

Nonprofit entities, social security entities, investment funds, publicly held corporations located in Brazil or in those countries that require a public disclosure of all shareholders considered relevant and are not organized in jurisdictions with favored taxation or are under a privileged tax regime according to arts. 24 and 24-A of Law no. 9430/96, among others listed in the IN.

4. WHICH ARE THE PENALTIES?

The enrollment in the CNPJ of the foreign entities will be suspended and they will be prevented from doing business with banks, including from operating bank accounts, making financial investments, and taking out loans.

There is no express penalty to Brazilian companies.


Todas as empresas que possuem CNPJ (cujos sócios sejam brasileiros ou estrangeiros) devem prestar informações para a Receita Federal, até 31-dez-2018, informando todos os seus sócios, diretos e indiretos até o chamado BENEFICIÁRIO FINAL.

QUEM É O BENEFICIÁRIO FINAL? A pessoa natural que, em última instância, de forma direta ou indireta, possui, controla ou influencia significativamente a entidade (mais de 25% ou poder de eleger administradores).
Abaixo apresentamos as regras referentes às empresas com sócios estrangeiros e com sócios brasileiros apenas.

1. EMPRESAS COM SÓCIOS BRASILEIROS (PESSOAS FÍSICAS OU JURÍDICAS)

As informações das empresas inscritas no CNPJ/MF devem abranger toda cadeia societária até alcançar o beneficiário final, de acordo com a Instrução Normativa nº 1.634 (“IN 1.634/16”) da Receita Federal, a qual consolida todas as regras aplicáveis à inscrição, alteração e baixa do CNPJ/MF.

Qual o prazo? Imediatamente.

Qual a documentação necessária? Formulários da Receita Federal e observação dos procedimentos exigidos pela Receita.

2. EMPRESAS COM SÓCIOS ESTRANGEIROS (PESSOAS FÍSICAS OU JURÍDICAS)

As informações das empresas inscritas no CNPJ/MF devem abranger toda cadeia societária até alcançar o beneficiário final, bem como os dados dos representantes legais da empresa estrangeira, de acordo com a Instrução Normativa nº 1.634 (“IN 1.634/16”) da Receita Federal, a qual consolida todas as regras aplicáveis à inscrição, alteração e baixa do CNPJ/MF.

Qual o prazo?

 As entidades já inscritas no CNPJ antes de 1º/07/2017 deverão informar beneficiários e entregar a documentação necessária até 31/12/2018;

 As entidades inscritas no CNPJ posteriormente a 1º/07/2017 deverão informar beneficiários e entregar a documentação em até 90 (noventa) dias a partir da data de inscrição no CNPJ.

Qual a documentação necessária?
I – ato constitutivo (ou certidão de inteiro teor) da entidade;
II – documento de identificação ou passaporte do representante legal da entidade no país de origem;
III – ato que demonstre os poderes de administração do representante legal no país de origem da entidade estrangeira (ata de eleição ou documento equivalente);
IV – cópia autenticada da procuração que nomeia o seu procurador no Brasil;
V – cópia autenticada do documento de identificação do procurador no Brasil; e
VI – quadro demonstrativo da cadeia societária até alcançar os beneficiários finais.

 A documentação estrangeira se refere aos sócios diretos e indiretos, até o BENEFICIÁRIO FINAL.
 A documentação estrangeira precisa ser notarizada (validação notarial no exterior) e apostilada se o país for signatário da Convenção de Haia, do contrário, o documento deve ser consularizado no Consulado Brasileiro no exterior, antes de ser enviado ao Brasil. Quando o documento chega ao Brasil, ele deve ter sua tradução juramentada e ser registrado em cartório de títulos e documentos.

3. QUEM NÃO ESTÁ OBRIGADO A CUMPRIR ESTA INSTRUÇÃO NORMATIVA?

Entidades sem fins lucrativos, entidades de previdência, fundos de investimento, bem como as companhias abertas no Brasil ou em países que exigem a divulgação pública de todos os acionistas considerados relevantes e não estejam constituídas em jurisdições com tributação favorecida ou submetidas a regime fiscal privilegiado de que tratam os arts. 24 e 24-A da Lei nº 9.430/96, dentre outras elencadas na IN.

4. QUAIS SÃO AS PENALIDADES?

As entidades estrangeiras terão sua inscrição suspensa no CNPJ e ficarão impedidas de transacionar com estabelecimentos bancários, inclusive quanto à movimentação de contas-correntes, à realização de aplicações financeiras e à obtenção de empréstimos.

Não há penalidade expressa para as empresas brasileiras.

Beatriz Zancaner / Ana Carolina Consulin

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Legal Tech New York

Beatriz

Semana passada estive na Legal Week /Legal Tech que aconteceu em NY. Um evento bem grande direcionado a escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas, com o objetivo de discutir tendências e oportunidades no mercado jurídico e apresentar vendors da área de tecnologiaLegal Tech New York

Algumas impressões e dicas:

(a) Medo:

Nos EUA, muito embora eles possuam muitos softwares/produtos de AI (artificial intelligence / inteligência artificial) para o direito, existe uma resistência grande dos advogados para estas mudanças. Muito discurso educativo sobre “os softwares não vão acabar com o trabalho jurídico, mas sim melhorar o trabalho do advogado, pois eliminará o trabalho repetitivo”, e por aí vai… Minha impressão é que estamos na fase inicial desta revolução e os advogados abertos às mudanças estarão à frente.

(b) Departamentos jurídicos x escritórios de advocacia:

Dados apresentados mostram que os departamentos jurídicos têm aumentado suas equipes internas e os escritórios de advocacia têm diminuído seu ritmo de crescimento em pessoas, porém sem reduzir sua rentabilidade. Ou seja, gestão e eficiência são as palavras de ordem nos escritórios de sucesso. Além destes dois “players”, as Big 4 foram mencionadas como relevantes na divisão da fatia do mercado jurídico. Os departamentos jurídicos devem estar atentos aos escritórios que abraçam a eficiência e tecnologia no seu dia-a-dia, pois eles trarão soluções mais rápidas e precisas que os demais.

(c) Machine learning:

Softwares de AI funcionam com base em machine learning / neural nets. O ser humano precisa ensinar a máquina a funcionar. É preciso ter uma base de dados muito ampla e com dados “apurados”, ou seja, organizados, categorizados. O ser humano coloca estes dados no software e vai “ensinando” como deve funcionar… depois que o software recebe uma quantidade de grande de dados e é guiado a como usá-los, ele passa a funcionar sozinho, fazendo associações com trabalhos anteriores que foram solicitados. Assim, os softwares mais interessantes hoje funcionam a partir de uma base de dados grande, mas fala-se na tecnologia do blockchain para garantir confidencialidade de dados, viabilizando o uso de softwares de AI por pessoas que não tenham uma base de dados tão extensa.

(c) Softwares:

Como definir o melhor software para mim? Você deve avaliar seus “pain points” e avaliar se o software resolve esta dor. Nunca se deve partir do software para a dor, mas sim da dor para o software. Sempre envolver a equipe de TI na decisão. Caso seu escritório não tenha uma equipe interna, um consultor externo pode ajudar.

(d) Softwares propriamente ditos:

muitos softwares sobre e-Discovery (aprox.. 60% dos expositores), DMS (document management system, ou repository system, que é um gerenciador eletrônico de documentos), Document Assembly (te ajudam a criar um documento a partir de perguntas e respostas), Contract Review (faz uma análise – alguns de forma mais preliminar e outros mais profunda de uma base de contratos incluída no sistema), DD e Research.

Importante: verificar se o sistema que você está pretendendo contratar tem solução cloud ou não; se ele “conversa”/integra com os sistemas que você já usa, ex. se você usa Gmail, o DMS integra com o Gmail ou somente Outlook?; caso esteja considerando adquirir mais de um sistema, eles “conversam” entre si? Ex. um sistema de Document Assembly deveria, idealmente, integrar com o DMS, e por aí vai.

No que se refere aos sistemas dedicados a revisão de conteúdo ou pesquisa, ex. DD, eles estão “testados e aprovados” na língua inglesa e sua utilização em outra língua exigirá um grande volume de dados e esforço para treinar o software.

Estas foram minhas impressões… ou seja, de uma advogada, sem know-how específico em TI, mas que está acompanhando de perto as mudanças e vivendo as soluções tecnológicas no dia-a-dia.